CNTT trong bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ

Trên hệ thống thông tin điện tử Intenet không chỉ diễn ra sự giao tiếp, phổ cập thông tin mà còn hình thành nên một thị trường thông tin hàng hóa rộng lớn, nhiều tiềm năng. Bên cạnh đó, do yêu cầu của quá trình hội nhập đang diễn ra mạnh mẽ, việc công khai minh bạch các văn bản, chính sách của nhà nước đến mọi đối tượng trở thành vấn đề bắt buộc; Đặc biệt việc nâng cao chất lượng thông tin phục vụ nhu cầu nghiên cứu quyết định đầu tư, sản xuất cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước trên lĩnh vực quản lý nhà nước, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử truyền thống cần phải được chú trọng; Một trong những nguồn thông tin được các nhà đầu tư quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ.

Mặt khác dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội, lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương. Vì vậy, song song với chương trình cung cấp thông tin không thụ động thông qua hệ thống thông tin điện tử Intenet ( Trang Web điện tử) và hệ thống thông tin viễn thông thì việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản lâu dài các tài liệu có giá trị ( dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Hiện nay, một số nước trong khu vực và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã ứng dụng việc lưu trữ tài liệu bằng chụp microfim, hoặc đĩa từ có dung lượng lớn thông qua các phần mềm xử lý chuyên ngành ( các thiết bị kỹ thuật này dễ dàng tìm thấy trên thị trường Việt Nam). Với hệ thống lưu trữ điện tử, tài liệu lưu trữ đã phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ vào lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử cho thế hệ trẻ.

Số hóa là gì, vì sao phải số hóa tài liệu?

Theo khái niệm của công nghệ thông tin thì số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số ( các bit thông tin dữ liệu). Các loại hình tài liệu ( giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu trên đường truyền Intenet, tạo nên những cơ sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiếm thức một cách thuận tiện nhất. Hiện nay, khối kiến thức khổng lồ của nhân loại hình thành trong hàng trăm năm nay, trong đó có cả tài liệu lưu trữ đang tồn tại dưới dạng tài liệu giấy như: Văn bản, sách, hình ảnh… trở thành một sự cản trở rất lớn cho người khai thác sử dụng bởi tính hữu dụng, khả năng tiếp cận xã hội rất hạn chế. Mặt khác, các tài liệu ở dạng này phải chịu tác động cơ học của con người, môi trường nên việc lưu giữ, kéo dài thời gian tuổi thọ của tài liệu đòi hỏi rất công phu, tốn kém. Và như đã nói ở trên, các dữ liệu được đưa lên hệ thống thông tin điện tử dưới dạng hàng hóa thông tin cũng phải tuân theo những quy luật cạnh tranh nhất định.

Tuy nhiên, chúng ta cũng dễ dàng nhận thấy, việc quản lý và cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ điện tử chứa đựng những rủi ro như: Cơ sở dữ liệu bị xóa, thông tin bị chỉnh sửa…Chính vì vậy cần thiết kế một hệ thống lưu giữ tránh tình trạng xâm nhập trái phép, thực hiện chế độ quản lý tài liệu điện tử như là một bộ phận tổng thể các hồ sơ tài liệu, thông tin của cơ quan và cần có khuôn khổ chiến lược đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Theo khái niệm của các chuyên gia, hệ thống lưu giữ tài liệu điện tử là một quy trình khép kín giúp các tài liệu được an toàn và được quản lý để tài liệu đó cùng với các thông tin, hoàn cảnh và cấu trúc của nó sẽ được giữ lại ( Tính xác thực, độ tin cậy, tính an toàn, mối quan hệ với các đối tượng dữ liệu có liên quan, tính hữu dụng và khả năng tiếp cận). Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ( ISO) đã chính thức ban hành tiêu chuẩn quốc tế về công tác văn thư ISO 15489, trong tiêu chuẩn này cũng đã đưa ra một chuẩn mực để các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhằm đánh giá thực tiễn và hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử.

Một câu hỏi đặt ra cho chúng ta, việc quản lý tài liệu điện tử được thực hiện như thế nào? Nhìn chung việc quản lý tài liệu điện tử cũng cơ bản giống như quản lý tài liệu giấy, trong mô hình vòng đời, tài liệu được xử lý qua các giai đoạn: Sản sinh tài liệu – phân phối sử dụng – bảo quản bán hiện hành – bảo quản không hiện hành ( Tại lưu trữ hiện hành) – tài liệu lưu trữ – tiêu hủy. Như vậy, các tài liệu điện tử cũng phải tạo lập thành những hồ sơ và được xác định giá trị, thời gian bảo quản cho từng hồ sơ, loại tài liệu. Nhưng một đặc điểm khác đối với tài liệu giấy, hồ sơ tài liệu điện tử sẽ được lập bằng một cách tự động hoặc bán tự động và được quản lý bằng các siêu dữ liệu ( Có thể hiểu là các đặc điểm cơ bản để nhận biết hồ sơ).

Ở nước ta, hiện nay một số trường đại học chuyên ngành đã nghiên cứu từng bước đưa môn học này vào giảng dạy; Mặt khác, các cơ quan chức năng đã có những chương trình phối hợp với các quốc gia có hệ thống lưu trữ hiện đại và thư viện lớn trên thế giới tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhưng cũng dễ thấy công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được triển khai rộng rãi và chưa có sự nhìn nhận một cách chiến lược các cấp quản lý. Trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nói chung và công tác văn thư – lưu trữ nói riêng, chúng ta mới chỉ chú trọng đến số lượng phần cứng, việc sử dụng các phần mềm ứng dụng cũng còn rất hạn chế. Vậy công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và khai thác sử dụng tài liệu có khó không, trách nhiệm cụ thể của tổ chức, cá nhân? Và làm như thế nào ít tốn kém nhất?

Các thiết bị và phần mềm ứng dụng dùng để số hóa tài liệu dễ dàng tìm thấy trên thị trường công nghệ thông tin ở Việt Nam ( tất nhiên một số máy chuyên dụng hiện đại khác cần có một sự đầu tư rất lớn như: Kirtas APT Bookscan 1200), và mặt khác để tài liệu sau khi được số hóa nhanh chóng được tới người sử dụng chúng ta ít nhất phải có mạng LAN hoặc nối mạng Intenet diện rộng ADSL.

Vấn đề triển khai thực hiện, để công tác này có hiệu quả, cần có sự quan tâm của lãnh đạo các địa phương, ban ngành và chú ý nâng cao ý thức của cán bộ, nhân viên về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử ( Trong hệ thống quản lý chất lượng ISO ở cơ quan hành chính nhà nước rất chú trọng đến vấn đề này) bằng cách xây dựng quy chế về quản lý tài liệu điện tử trong đơn vị, phân cấp một cách cụ thể trách nhiệm và quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử. Các tài liệu điện tử của mỗi cá nhân phải được lập hồ sơ công việc một cách rõ ràng dưới sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng ( Ví dụ phần mềm hồ sơ công việc). Một yếu tố nữa quyết định chất lượng, hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử là sự hỗ trợ đắc lực và phối hợp chặt chẽ của cán bộ tin học.

Để công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử ít tốn kém, công việc đầu tiên chúng ta cần phải làm là hồ sơ, tài liệu hình thành trong xử lý công việc của từng cá nhân phải được phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuyệt đối không tự ý xóa hoặc thay đổi thông tin của tài liệu, hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng và chống xâm nhập của tác nhân gây hại. Các hồ sơ, tài liệu điện tử đến hạn nộp lưu sẽ được chuyên giao đầy đủ cho cơ quan phụ trách lưu trữ phân loại, lập mã số điện tử bảo quản trong hệ thống lưu trữ điện tử; Như vậy chúng ta sẽ giảm đi công đoạn tốn kém số hóa từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử.

Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu điện tử song song với bảo quản tài liệu giấy hiện nay trở thành vấn đề rất được quan tâm của các quốc gia tiên tiến. Đối với chúng ta, để công tác này đi vào nề nếp, cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực của các địa phương, ban ngành và ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức đối với tài liệu điện tử nhằm từng bước đưa công tác này theo hướng hiện đại.