Kinh nghiệm rút ra từ công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Trên thực tế thì hồ sơ, tài liệu sau khi nộp lưu vốn rất lộn xộn, nhất là mảng hồ sơ, tài liệu hành chính. Nhiều văn bản được photo ra nhiều bản (như báo cáo, hướng dẫn…) để gửi cho các phòng, các bộ phận nghiệp vụ, đến cuối năm lại được chuyển giao lại cho lưu trữ, dẫn đến tình trạng có nhiều bản sao trùng lặp nhau. Điều này làm cho khối tài liệu phát sinh nhiều hơn nhưng thực tế văn bản giá trị trong đó thì ít hơn hẳn. Chính vì vậy, yêu cầu về chỉnh lý hồ sơ tài liệu rất cần thiết nhằm phục vụ tốt hơn cho việc tham khảo, sử dụng tài liệu.
Nhận thức được vấn đề quan trọng trong công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ, ngay từ đầu năm 2011, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế đã tổ chức Hội nghị tập huấn rút kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ, thống kê, tổng hợp. Kết luận tại Hội nghị, Đồng chí Hoàng Trọng Khảm – Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh đã nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với việc quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của các đơn vị, đồng thời chỉ đạo trong năm 2011, công tác lưu trữ cần thực hiện một bước đột phá, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh cần phối hợp với các đơn vị cấp huyện để thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ còn tồn đọng từ trước đến nay tại các Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện để đưa vào nề nếp trong công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo.

Chỉnh lý tài liệu hồ sơ lưu trữ tại VKSND huyện Phú Vang

Thực hiện sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, sau Hội nghị Văn phòng Viện KSND tỉnh đã tiến hành khảo sát, xây dựng kế hoạch công tác chỉnh lý tài liệu, hồ sơ. Qua đánh giá, đơn vị nhận thấy đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ tại các đơn vị cấp huyện đều là kiêm nhiệm, chủ yếu là cán bộ kế toán, kiêm công tác văn thư, lưu trữ, không được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ, chỉ qua các lớp tập huấn công tác văn thư lưu trữ ngắn hạn, trong khi đó tài liệu, hồ sơ cần chỉnh lý tồn đọng qua các năm còn lại rất nhiều, nên với lực lượng của từng đơn vị thì không đủ để giải quyết được.
Sau khi nghiên cứu kỹ các định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy theo Thông tư 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 và đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy tại Thông tư 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010, Viện KSND tỉnh nhận thấy có thể giao một số bước công việc cho cán bộ lưu trữ cấp huyện thực hiện, việc khảo sát và biên soạn kế hoạch chỉnh lý sẽ do Viện kiểm sát cấp tỉnh thực hiện chung cho toàn tỉnh, chưa nên thực hiện chỉnh lý toàn bộ mà bước đầu thực hiện chỉnh lý trong một khoảng thời gian nhất định giai đoạn từ năm 2000 – 2010.
Để thực hiện phương án trên, Văn phòng Viện KSND tỉnh đã nghiên cứu và biên soạn bản hướng dẫn phân loại hồ sơ theo phương án thời gian – cơ cấu tổ chức của đơn vị như: kiếm sát điều tra, kiểm sát xét xử, kiểm sát dân sự, kiểm sát thi hành án, kiểm sát giam giữ…đồng thời xây dựng kế hoạch chỉnh lý chung cho tất cả các đơn vị cấp huyện. Theo đó, về nhân lực đơn vị tìm kiếm, liên hệ với các nhân viên văn thư lưu trữ, có thời gian rỗi, công việc độc lập để hợp đồng thực hiện việc chỉnh lý tài liệu hồ sơ dưới hình thức hợp đồng công việc. Về phía cơ quan chuyên môn, đơn vị nhờ hỗ trợ giới thiệu một cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tiễn trong công tác chỉnh lý tài liệu, làm công tác quản lý, điều khiển và bố trí công việc cho cả nhóm. Bên cạnh đó, về phía đơn vị Viện KSND tỉnh cử cán bộ lưu trữ chuyên trách của tỉnh cùng với cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm của cấp huyện cùng tham gia trong công tác chỉnh lý tài liệu.
Đơn vị thực hiện công tác chỉnh lý đầu tiên của tỉnh là Viện kiểm sát nhân dân huyện Phú Vang. Qua hơn một tháng thực hiện, toàn bộ số tài liệu, hồ sơ lưu trữ của đơn vị trong 10 năm đã được sắp xếp lại gọn gàng, loại ra những văn bản tài liệu thừa, trùng lặp trong khối tài liệu hành chính, sắp xếp theo chỉ mục theo thời gian hình thành và cơ cấu tổ chức của ngành. Mỗi hồ sơ đều được biên mục phiếu tin, đánh số thứ tự, lập mục lục hồ sơ và nhập vào cơ sở dữ liệu quản lý bắng Excel. Trên cở sở thành công của phương án chỉnh lý, Viện KSND tỉnh đã tiến hành thực hiện nhân rộng đối với các đơn vị huyện còn lại. Do đã có kinh nghiệm trong công việc nên đối với những đơn vị còn lại công việc được tiến hành nhanh hơn. Hiện tại Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế đã thực hiện được công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu cho 5 đơn vị cấp huyện, với khối lượng hồ sơ mỗi đơn vị gần 10-15 mét dài, thời gian hoàn thành cho mỗi đơn vị trung bình từ 1 – 1,5 tháng. Năm 2012, đơn vị sẽ tiến hành tiếp tục thực hiên công tác chỉnh lý tài liệu hồ sơ với những Viện KSND cấp huyện còn lại. Riêng tài liệu, hồ sơ từ năm 2011 trở đi tại các đơn vị đã thực hiện công tác chỉnh lý, trên cơ sở kinh nghiệm qua đợt chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ cấp huyện phải tiếp tục thực hiện nhiệm vụ công tác chỉnh lý theo đúng qui định để đưa vào lưu trữ, tuyệt đối không để tình trạng tồn đọng hồ sơ lộn xộn như đã từng xảy ra.

Kiểm tra công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Qua công tác chỉnh lý tài liệu hồ sơ đơn vị đã rút ra được một số kinh nghiệm như:
- Với lượng tài liệu hồ sơ tồn đọng khá lớn, nếu thực hiện công tác chỉnh lý toàn bộ thì khối lượng công việc sẽ rất lớn, kinh phí sẽ vượt xa khả năng. Chính vì vậy công tác chỉnh lý nên chia ra từng giai đoạn nhỏ, tuần tự từ những năm gần nhất trở về sau, chia thành nhiều đợt trong nhiều năm để việc thực hiện được dễ dàng hơn.
- Đặc thù của ngành kiểm sát thì hồ sơ lưu được hình thành theo hai khối hồ sơ, tài liệu có tính chất khác nhau: hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước (hồ sơ hành chính) và hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ kiểm sát (hồ sơ chuyên ngành, hồ sơ án), có những qui định về lập hồ sơ khác nhau giữa hồ sơ hành chính và hồ sơ nghiệp vụ án, khác nhau thời hạn bảo quản của hồ sơ căn cứ vào “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong ngành kiểm sát nhân dân” được ban hành theo Quyết định 165/QĐ-VKSTC ngày 14/4/2008 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao. Chính vì vậy việc tổ chức nhóm thực hiện công tác chỉnh lý ngoài các nhân viên có trình độ nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cần phải có nhân viên có trình độ về luật để có khả năng phân loại với từng hồ sơ án, từ đó mới có thể ghi chép chỉ mục chính xác rõ ràng.
- Trong quá trình thực hiên chỉnh lý, cần cử cán bộ lưu trữ của đơn vị cùng tham gia, thông qua đó để học hỏi, nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ của mình. Mặt khác khi cùng làm việc với nhóm chỉnh lý, cán bộ lưu trữ cấp huyện tiếp cận ngay với hồ sơ chỉnh lý lưu trữ, trực tiếp chỉ đạo việc sắp xếp hồ sơ vào kho lưu trữ, không phải mất thời gian bàn giao hồ sơ giữa nhóm chỉnh lý và đơn vị, rút ngắn được thời gian thực hiện và cũng để tiết kiệm chi phí.
- Hiện nay, công tác lập hồ sơ lưu trữ, thu thập tài liệu ở các lưu trữ hiện hành vẫn được coi là một mặt yếu của công tác lưu trữ. Nhiều tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng chưa được thu về kho lưu trữ. Tài liệu sau khi đã giải quyết xong công việc vẫn được bảo quản tại phòng, bộ phận. Một thực tế là rất nhiều cán bộ công chức cho rằng việc lập hồ sơ lưu trữ là do cán bộ lưu trữ thực hiện, nên hồ sơ nộp vào lưu trữ vẫn thường trong tình trạng lẫn lộn nhiều tại liệu văn bản, giữa văn bản có giá trị với văn bản tạm thời, chưa có sự sắp xếp theo đúng qui định. Do vậy công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ ngày càng đi vào nề nếp thì mỗi một cán bộ, công chức phải nghiêm túc ngay từ khi lập hồ sơ công việc ban đầu, sắp xếp một cách khoa học theo đúng yêu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu an toàn, có hiệu quả, có như vậy mới thuận tiện cho yêu cầu tra cứu, khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu an toàn, có hiệu quả, đồng thời tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu cho đơn vị.